મારો નવતર પ્રયોગ : શાળા દફતર નવીનીકરણ (મારું દર્પણ, મારું પ્રતિબિંબ)

ગુજરાત શૈક્ષણિક નવીનીકરણ આયોગ [GEIC], ગુજરાત શૈક્ષણિક સંશોધન અને તાલીમ પરિષદ [GCERT] અને રવિ જે મથ્થાઈ સેન્ટર ફોર  એજ્યુકેશનલ ઇનોવેશન – ભારતીય પ્રબંધન સંસ્થાન – અમદાવાદ [RJMCEI - IIM] નો  સહિયારો પ્રયાસ

મારો નવતર પ્રયોગમારા વિદ્યાર્થીઓ માટ 

વિષય : શાળા દફતર નવીનીકરણ [મારું દર્પણ, મારું પ્રતિબિંબ]

નવતર પ્રવૃત્તિનું નામ – શાળા દફતર નવીનીકરણ [મારું દર્પણ, મારું પ્રતિબિંબ]

કોના દ્વારા વિકાસ કરવામાં આવ્યો ? – મારા દ્વારા 

નવતર પ્રવૃત્તિ કરનાર શિક્ષક્નુ નામ –   શ્રી રમેશચંદ્ર બી. પટેલ

નવતર પ્રવૃત્તિ કરનાર શિક્ષક્નો ફોન નંબર –  9426859056

નવતર પ્રવૃત્તિ કરનાર શિક્ષક્નુ ઈ – મેલ – rameshchandra.patel1961@gmail.com

શાળાનું સરનામું – પ્રાથમિક શાળા માટીએડ  તા. અંકલેશ્વર જી. ભરૂચ

પીનકોડ નંબર – ૩૯૩૦૦૧

સમસ્યાનું વર્ણન કે જેણે આ નવતર પ્રવૃત્તિ માટે પ્રેરિત કર્યાં –

        પ્રાથમિક શાળાઓમાં શાળા સંચાલનની મહત્વની જવાબદારી આચાર્ય [મુખ્યશિક્ષક] નિભાવે છે. પ્રાથમિક શાળાઓમાં વહીવટી [દફતરી] કામ માટે ક્લાર્કની પોસ્ટ ન હોવાથી શાળાનું તમામ દફતરીકામ આચાર્યો જ નિભાવે છે. તે ઉપરાંત જે શાળામાં ૧૦ કરતાં ઓછા શિક્ષકોનુ કુલ મહેકમ છે, તેવી શાળાઓમાં આચાર્યો એક કે એક કરતાં વધુ ધોરણો ભણાવતાં જઈને પણ  શાળા સંચાલન સાથે દફતરીકામની ફરજ પણ નિભાવે છે ! આ સંજોગોમાં આચાર્યો મુશ્કેલી અનુભવે, તાણ અનુભવે એવું બની શકે !  શાળાઓમાં અનેક જાતનાં કાર્યક્રમો ચાલે છે. વધુને વધુ કાર્યક્રમો આવતાં જાય છે. આવા કાર્યક્રમોની માહિતી, ફોટોગ્રાફ્સ આપવાની જવાબદારીને  કારણે દફતરી કામ પણ ઉમેરાતું જાય છે. વર્ષ – ૨૦૦૧/૦૨ થી શાળાઓમાં સર્વ શિક્ષા અભિયાન જેવી મહત્વાકાંક્ષી યોજના અમલમાં છે. જેમાં નાણાંકીય વ્યવહારો પણ કરવાનાં અને રોજમેળ સહિતનાં હિસાબો પણ નિભાવવાનાં  હોવાથી ખાસ્સી મોટી જવાબદારી વધી છે, સાથે આચાર્યની કામગીરી પણ વધી છે. આવા સંજોગોમાં વહીવટીતંત્ર તરફથી મંગાવવામાં આવતી માહિતી આપતી  વખતે જો દફતર વ્યવસ્થિત ન હોય તો આચાર્યો ફાઈલોમાં જ ખોવાય જાય એવું પણ બની શકે ! માહિતી આપવી, લેવી, યોગ્ય રીતે સાચવવી આ બધી બાબતોમાં  આચાર્યમાં દુરંદેશીપણું ન હોય તો એ વિકટ સમસ્યા જ બની જાય. ૫૫૦ કરતાં વધુ બાળકો અને ૧૨ શિક્ષકોવાળી મારી ભૂતપૂર્વ શાળામાં  મારી વર્ણવેલી  સમસ્યાઓને દૂર કરવા હું આ નવતર પ્રવૃત્તિ શાળા દફતર નવીનીકરણ [મારું દર્પણ, મારું પ્રતિબિંબ] માટે પ્રેરિત થયો.

                  

આપની નવતર  પ્રવૃત્તિનું શક્ય હોય તેટલું વિગતવાર વર્ણન –

        શાળાનાં વહીવટમાં દફતર આગવું સ્થાન ધરાવે છે. શાળાનાં આચાર્યને તેની સાથે એકદમ સીધો અને ગાઢ સંબંધ છે. દિવસમાં અનેકવાર અનેક ફાઈલોનાં સંપર્કમાં આચાર્ય જાણે – અજાણે પણ આવતાં રહે છે. વળી હવે તો આ ઝડપી ટેકનોલોજીનાં યુગમાં [એસએમએસ - મોબાઈલ,  ઈ – મેલ, ઈન્ટરનેટ] તાત્કાલિક અસરથી માંગવામાં આવતી  માહિતી [આંકડાઓ] આપવાની થાય ત્યારે તે માહિતી ઉપલબ્ધ હોવા છતાં ઝડપથી ન મળવાનાં અનુભવમાંથી એક કરતાં વધુ વખત પસાર થવાનું થતું. વર્ષ – ૨૦૦૧/૦૨ થી શાળાઓમાં સર્વ શિક્ષા અભિયાન જેવી મહત્વાકાંક્ષી યોજના અમલમાં છે. જેમાં નાણાંકીય વ્યવહારો પણ કરવાનાં અને હિસાબો નિભાવવાનાં હોવાથી અદ્યતન શાળા દફતરની જરૂરિયાત હતી. કહેવાય છે કે જરૂરિયાત શોધખોળની જનની છે. પ્રારંભિક ફરજનાં ૧૩ માસનાં શિક્ષક તરીકેના અનુભવ બાદ જંગલ વિસ્તારની એક  શાળાનું સંચાલન  અણધાર્યું આવી પડ્યું. નિષ્ઠા, ખંત અને લેખનમાં રુચિ હોવાથી જાણે અજાણે સુઘડ દફતરી કામની શરૂઆત થઈ હશે એવું આજે અનુભવું છું. કેમકે ત્યારબાદ આજદિન સુધી આ પ્રવૃત્તિમાં નિરંતર પ્રગતિ અને સમય પ્રમાણે ફેરફારો થતાં રહ્યાં છે. ૨૦૦૧/૦૨ માં શિક્ષક જીવનની સોથી મોટી શાળાનું સંચાલન અને સર્વ શિક્ષા અભિયાન જેવી યોજનાનું અમલીકરણ બન્ને ઘટના સાથે બની. પ્રાર્થના સંમેલન અને શાળા દફતરને મેં હંમેશા “ શાળા દર્પણ “ તરીકે સ્વીકાર્યા છે. બનેમાં શિક્ષક તેમજ આચાર્યની ની પ્રતિભા ઝલકતી જોઈ શકાય છે. આ બન્ને બાબતો શાળાની આગવી ઓળખ છે. મેં  અદ્યતન શાળા દફતર નવીનીકરણનો પાકો નિર્ધાર કર્યો. સૌ પ્રથમ ફાઈલ, રજીસ્ટરોની યાદી અને આખા દફતરનું ઝીણવટ ભર્યું વર્ગીકરણ બનાવ્યું. ફાઈલો, રજીસ્ટરોને  શાળાનાં નામનાં સ્પેલીંગનાં અક્ષરો પસંદ કરી અંગ્રેજી અક્ષરો સાથે કોડવર્ડ આપ્યાં. દા.ત. મારા પ્રયોગની શાળાઓમાં  રજીસ્ટરો માટે  અનુક્રમે,  પ્રાથમિક શાળા આરબીએલ [જી.આઈ.ડી.સી.] અંકલેશ્વર  - ABL – 50, પ્રાથમિક શાળા તરિયાબાવળી - માટે  TB – 75, પ્રાથમિક શાળા નવાતરિયા માટે -  NT – 95 અને હાલની શાળા પ્રાથમિક શાળા માટીએડ માટે - MAT – 44 એવા  કોડવર્ડ નક્કી કર્યાં. ફાઈલો  માટે  અનુક્રમે,  પ્રાથમિક શાળા આરબીએલ [જી.આઈ.ડી.સી.] અંકલેશ્વર  - ABL – 0150, પ્રાથમિક શાળા તરિયાબાવળી - માટે  TB – 0175, પ્રાથમિક શાળા નવાતરિયા માટે -  NT – 0195 અને હાલની શાળા પ્રાથમિક શાળા માટીએડ માટે - MAT – 0144 એવા  કોડવર્ડ નક્કી કર્યાં. તેજ રીતે એસ. એસ. એ. રજીસ્ટરો માટે  અનુક્રમે,  પ્રાથમિક શાળા આરબીએલ [જી.આઈ.ડી.સી.] અંકલેશ્વર  - ABLS  – 50, પ્રાથમિક શાળા તરિયાબાવળી - માટે  TBS  – 75, પ્રાથમિક શાળા નવાતરિયા માટે -  NTS  – 95 અને હાલની શાળા પ્રાથમિક શાળા માટીએડ માટે – MATS  – 44 એવા  કોડવર્ડ નક્કી કર્યાં.  તેજ રીતે એસ. એસ. એ. ફાઈલો માટે  અનુક્રમે,  પ્રાથમિક શાળા આરબીએલ [જી.આઈ.ડી.સી.] અંકલેશ્વર  - ABLSS  – 0150, પ્રાથમિક શાળા તરિયાબાવળી - માટે TBSS  – 0175, પ્રાથમિક શાળા નવાતરિયા માટે -  NTSS  – 0195 અને હાલની શાળા પ્રાથમિક શાળા માટીએડ માટે – MATSS  –  0144 એવા  કોડવર્ડ નક્કી કર્યાં. [અલગ માળખું આ સાથે મોકલેલ છે. ] વહીવટી દફતર અને એસ.એસ.એ. દફતર એવા બે વિભાગો નક્કી કર્યા. દફતરના વિષય મુજબ ફાઈલની અને રજીસ્ટરની સાઈઝ નક્કી કરી. જેમ કે જમ્બો બોક્ષ ફાઈલ, સેમી બોક્ષ ફાઈલ [એક ઇંચ], સ્પ્રિંગ ફાઈલ, સાદી ફાઈલ, નાની ફાઈલ, પોર્ટફોલિયો [બે ફોલ્ડ અને ચાર ફોલ્ડ] તેજ પ્રમાણે અલગ – અલગ સાઈઝનાં  રજીસ્ટરો નક્કી કર્યા. તેમાં પાકા પૂંઠા, કાચા પૂંઠા, ૨૦૦પેજ -૧૦૦પેજ, જિલ્લા પંચાયત તરફથી મળતાં રજીસ્ટરો ને પત્રકોને આવરી લીધા. ત્યારબાદ આ સઘળી ફાઈલોની સુવ્યવસ્થિત ગોઠવણી માટે ગેલ્વેનાઇઝડ કબાટ માટે જરૂરિયાત મુજબની એક વિશિષ્ટ પ્રકારની ડિઝાઈન તેયાર કરી. જુદા જુદા પ્રકારની ફાઈલ અને રજીસ્ટરોની સાઈઝ તથા સંખ્યા મુજબ  કબાટની પહોળાઈ ને ખાના નક્કી કર્યા. ખાનામાં ફાઈલો ઊભી સ્થિતિમાં રહી શકે તે માટે ફાઈલો અને રજીસ્ટરોની સાઈઝ મુજબ ઉભા / ત્રાંસા સળીયા મૂકાવ્યા. પાસબુક, ચેકબુક જેવા  અગત્યનાં કાગળોને, દસ્તાવેજો માટે લોકર્સ નક્કી કર્યા. કારીગરને મળ્યો. પણ વાત ન બની. ચાર જગ્યાએથી હતાશા મળી, ત્યારે એક ભાઈ તેયાર થયાં. મારી ડિઝાઈનને મળતાં ઓફીસ કબાટ તેઓ બનાવતા હતાં પણ મારી ડિઝાઈનમાં વધુ વિવિધતાઓ જણાતા તેમને ટેકનીકલ મુશ્કેલી નડી. થોડી વધુ માથાકૂટ પછી મારી મરજી મુજબનો કબાટ બનાવવા તે તેયાર થયાં. કબાટ બનીને આવે તે પહેલાં ફાઈલો અને રજીસ્ટરોની ખરીદી મોટા હોલસેલ વેપારીને ત્યાંથી કરી જેથી મને વાજબી કિંમતમાં સારી ક્વોલીટીની વસ્તુ મળી. અહી મારે નોંધવું જોઈએ કે મારી ખ્વાઈશ અને નિષ્ઠાને પીછાણી, શાળાની પ્રગતિને ધ્યાનમાં લઈ  એક દાતાએ આ આખા પ્રોજેક્ટમાં રસ લઈ વણમાગી મદદ આપવા તૈયારી બતાવી. મારે તેમને આખા પ્રોજેક્ટનું જે બીલ થાય તે આપી દેવું એવું નક્કી થયું. મારો ઉત્સાહ બેવડાયો. “ યા હોમ કરીને પડો ફતેહ છે આગે.” ખરેખર સાર્થક થયું. જે ખર્ચનાં પાસા પર વિચાર જ નહોતો કર્યો, તે સામેથી મળ્યું. આ જ નિષ્ઠાના એવોર્ડ કહેવાય ! એવું મનમાં    બરોબર ધરબાયું.

ફાઈલો અને  રજીસ્ટરોનાં વર્ગીકરણ મુજબ કમ્પ્યુટર પર એ આદર્શ તખ્તો બનાવ્યો અને તે મુજબ ફાઈલો અને  રજીસ્ટરોનાં આકર્ષક લેબલ કોડવર્ડ સાથે બનાવ્યા. અને શિક્ષકોની મદદ લઈ બન્ને તરફ ચીપકાવ્યા. [ઊભી બોર્ડર પટ્ટી ઉપર અને ફાઈલનાં પૂઠા પર] કબાટ બનીને આવ્યા બાદ નક્કી કરેલાં સ્થાન, નક્કી કરેલાં ખાના  મુજબ ફાઈલો અને  રજીસ્ટરોની ગોઠવણી કરી. જૂનાં દફતરની જાળવણી માટે કાપડનાં ટુકડા ખરીદી તેમાં વર્ગીકરણ મુજબ બાંધી તેના પર ફાઈલો, રજીસ્ટરોનાં નામ અને બંધ થયાનાં માસ –  વર્ષ સાથે કાગળ ચીપકાવ્યો જેથી જૂની માહિતી પણ ઝડપથી શોધી શકાય.  આમ, મારું દર્પણ, મારું પ્રતિબિંબ ટાઈટલ હેઠળ મારી શાળાનાં દફતરનું મેં  નવીનીકરણ કર્યું.

કાગળોની આવકના અંદાજ મુજબ ફાઈલનો વિષય પસંદ કર્યો. જેનું વર્ણન નીચે મુજબનું છે. 

વહીવટી રજીસ્ટર વિભાગ

ક્રમ	રજીસ્ટરનું નામ	રજીસ્ટરનો કોડવર્ડ	રજીસ્ટરની સાઈઝ
૧	ઉમરવારી/ વયપત્રક /જનરલ રજીસ્ટર	MAT - A	✓
૨	ડેડસ્ટોક રજીસ્ટર	MAT – B	✓
૩	આવક રજીસ્ટર	MAT – C	✓
૪	જાવક રજીસ્ટર	MAT – D	✓
૫	શિક્ષકોનુ હાજરીપત્રક	MAT – E	✓
૬	બાળકોનાં વર્ગવાર હાજરીપત્રક	MAT – F	✓
૭	લોગબુક	MAT – G	✓
૮	દૈનિક શિક્ષણકાર્યની નોંધપોથી	MAT – H	✓
૯	વીઝીટ બુક	MAT – I	✓
૧૦	સૂચનાબુક [વાર્ષિક નિરિક્ષણ]	MAT – J	✓
૧૧	ફરજીયાત બાળકોનું વસ્તીગણતરી રજીસ્ટર	MAT – K	✓
૧૨	શાળા છોડ્યા પ્રમાણપત્ર બુક [લીવીંગ સર્ટિફિકેટ]	MAT – L	✓
૧૩	સિક્કા રજીસ્ટર	MAT – M	૧૦૦ પેજ
૧૪	પગાર પહોંચ રજીસ્ટર	MAT – N	૨૦૦ પેજ
૧૫	સ્ટોક રજીસ્ટર[ગણવેશ, પા.પુ. નોટબુક વગેરે]	MAT – O	૧૫૦ પેજ
૧૬	શિષ્યવૃત્તિ રોજમેળ રજીસ્ટર	MAT – P	૧૦૦ પેજ
૧૭	શિષ્યવૃત્તિ વહેંચણી નોંધ રજીસ્ટર	MAT – Q	૧૦૦ પેજ
૧૮	ટપાલબુક	MAT – R	૧૦૦ પેજ
૧૯	શાળા પુસ્તકાલય ઇસ્યુ રજીસ્ટર	MAT – S	૧૦૦ પેજ
૨૦	વાલીસંપર્ક રજીસ્ટર	MAT – T	૨૦૦ પેજ
૨૧	મિલકતનોંધ રજીસ્ટર	MAT – U	૧૦૦ પેજ
૨૨	પુસ્તકનોંધ રજીસ્ટર	MAT – V	૨૦૦ પેજ
૨૩	દેનિક હાજરી બુક [રજીસ્ટર]	MAT – W	૨૦૦ પેજ
૨૪	આચાર્ય મીટીંગ નોંધપોથી	MAT – X	૧૦૦ પેજ
૨૫	ગૃપચાર્ય મીટીંગ નોંધપોથી	MAT – Y	૧૦૦ પેજ
૨૬	મુવમેન્ટ રજીસ્ટર	MAT – Z	૧૦૦ પેજ
૨૭	કામની વહેંચણીનું રજીસ્ટર	MAT – AA	૧૦૦ પેજ
૨૮	આવ્યા – ગયા રજીસ્ટર	MAT – BB	૧૫૦ પેજ
૨૯	ઉત્સવ – ઉજવણી રજીસ્ટર	MAT – CC	૨૦૦ પેજ
૩૦	સૂચનાબુક [આચાર્ય]	MAT – DD	૨૦૦ પેજ
૩૧	કન્ટીજન્સી રોજમેળ રજીસ્ટર	MAT – EE	૧૦૦ પેજ
૩૨	શાળાફંડ રોજમેળ રજીસ્ટર	MAT – FF	૧૦૦ પેજ
૩૩	પ્રાર્થના સંમેલન આયોજન રજીસ્ટર	MAT – GG	૨૦૦ પેજ
૩૪	અન્ય ગ્રાન્ટ હિસાબ રજીસ્ટર [તા.પં. જિ.પં. તરફથી મળતી ગ્રાન્ટ]	MAT – HH	૧૦૦ પેજ
૩૫	લોકફાળા ડેડસ્ટોક રજીસ્ટર	MAT – II	૧૫૦ પેજ
૩૬	પ્રયોગશાળા સાધન – સાહિત્ય રજીસ્ટર	MAT – JJ	૨૦૦ પેજ
૩૭	શાળા મુલાકાત પ્રતિભાવ બુક	MAT – KK	૨૦૦ પેજ
૩૮	ગણવેશ રોજમેળ રજીસ્ટર	MAT – LL	૧૦૦ પેજ
૩૯	ગણવેશ વહેંચણી રજીસ્ટર	MAT – MM	૧૦૦ પેજ
૪૦	જન્મતારીખ દાખલા બુક	MAT – NN	૨૦૦ પેજ
૪૧	બોનોફાઈટ સર્ટિફિકેટ બુક	MAT – OO	૨૦૦ પેજ
૪૨	લેટરપેડ બુક	MAT - PP	૨૦૦ પેજ

વહીવટી ફાઈલ વિભાગ

ક્રમ	ફાઈલનું નામ	ફાઈલનો કોડવર્ડ	ફાઈલની સાઈઝ
૧	હુકમ ફાઇલ	MAT – 0101	સેમી બોકસ ફાઇલ
૨	કન્ટીજન્સી વાઉચર ફાઇલ	MAT – 0102	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૩	વાર્ષિક નિરીક્ષણ રિપોર્ટ ફાઇલ	MAT – 0103	બોકસ ફાઇલ
૪	શાળાફંડ વાઉચર ફાઇલ	MAT – 0104	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૫	બાળકોને વહેંચવાની વસ્તુઓનાં વહેંચણી પત્રકોની ફાઇલ	MAT – 0105	સેમી બોકસ ફાઇલ
૬	પાઠયપુસ્તક વહેંચણી ફાઇલ	MAT - 0106	સેમી બોકસ ફાઇલ
૭	ધોરણ - ૧ નવા દાખલ વાલી સ્લીપની ફાઇલ	MAT – 0108	સેમી બોકસ ફાઇલ
૮	શિષ્યવૃત્તિ - ગણવેશ પરિપત્ર ફાઇલ	MAT – 0109	બોકસ ફાઇલ
૯	શિષ્યવૃત્તિ દરખાસ્ત ફાઇલ	MAT – 0110	બોકસ ફાઇલ
૧૦	શિષ્યવૃત્તિ વહેંચણી (પેઇડ) રસીદોની ફાઇલ	MAT – 0111	બોકસ ફાઇલ
૧૧	ગણવેશ દરખાસ્ત ફાઇલ	MAT – 0112	બોકસ ફાઇલ
૧૨	ગણવેશ વહેંચણી (પેઇડ) રસીદોની ફાઇલ	MAT – 0113	બોકસ ફાઇલ
૧૩	પરચુરણ પરિપત્રોની ફાઇલ	MAT – 0114	સેમી બોકસ ફાઇલ
૧૪	માસિક પત્રકોની ફાઇલ	MAT – 0115	સેમી બોકસ ફાઇલ
૧૫	અભ્યાસક્રમ ફાળવણીની ફાઇલ	MAT – 0116	સેમી બોકસ ફાઇલ
૧૬	ચલણ ફાઇલ	MAT – 0117	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૧૭	ચાર્જ લેવડ - દેવડ રિપોર્ટની ફાઇલ	MAT – 0118	બોકસ ફાઇલ
૧૮	આપેલા સર્ટીની શાળાપ્રત ફાઇલ (સર્ટી બુક)	MAT – 0119	સેમી બોકસ ફાઇલ
૧૯	અન્ય સંસ્થા સાથેના પત્ર વ્યવહારની ફાઇલ	MAT – 0120	સેમી બોકસ ફાઇલ
૨૦	મ.શિ. રજા - રિપોર્ટ, સંચાલન રિપોર્ટ ફાઇલ	MAT – 0121	સેમી બોકસ ફાઇલ
૨૧	કેજયુઅલ રજા પત્રકોની ફાઇલ	MAT – 0122	સેમી બોકસ ફાઇલ
૨૨	પગારબીલ ફાઇલ	MAT – 0123	સેમી બોકસ ફાઇલ
૨૩	પરચુરણ કાગળોની ફાઇલ	MAT – 0124	સેમી બોકસ ફાઇલ
૨૪	બદલી હુકમોની   ફાઇલ	MAT – 0125	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૨૫	લાઇટબીલ ફાઇલ	MAT – 0126	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૨૬	સત્રાંત પરીક્ષા આયોજન ફાઇલ	MAT – 0127	બોકસ ફાઇલ
૨૭	વાર્ષિક પરીક્ષા આયોજન ફાઇલ	MAT – 0128	બોકસ ફાઇલ
૨૮	વાર્ષિક પરીક્ષા પ્રશ્નપત્ર ફાઇલ	MAT – 0129	પોર્ટફોલિયો
૨૯	સત્રાંત પરીક્ષા પ્રશ્નપત્ર ફાઇલ	MAT – 0130	પોર્ટફોલિયો
૩૦	તાલુકા પરિપત્ર ફાઇલ	MAT – 0131	બોકસ ફાઇલ
૩૧	મૌખિક - ક્રિયાત્મક પ્રશ્નપત્ર ફાઇલ	MAT – 0132	સેમી બોકસ ફાઇલ
૩૨	પરિણામ પત્રક ફાઇલ	MAT -0133	સેમી બોકસ ફાઇલ
૩૩	ગુણ પત્રક ફાઇલ	MAT – 0134	બોકસ ફાઇલ
૩૪	જિલ્લા પરિપત્ર ફાઇલ	MAT – 0135	બોકસ ફાઇલ
૩૫	મધ્યાહ્‌ન ભોજન યોજના ફાઇલ	MAT – 0136	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૩૬	ધો.૮ લિવીંગ સર્ટી. ખરાઇ પ્રમાણપત્રોની ફાઇલ	MAT – 0137	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૩૭	શિક્ષકસંઘ સાથેનાં પત્ર વ્યવહારની ફાઇલ	MAT – 0138	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૩૮	ધોરણ - ૧ વિકાસપત્રકોની ફાઇલ	MAT – 0139	પોર્ટફોલિયો
૩૯	ધોરણ - ૨ વિકાસપત્રકોની ફાઇલ	MAT – 0140	પોર્ટફોલિયો
૪૦	ધોરણ - ૧ પરિણામપત્રકોની ફાઇલ	MAT – 0141	સેમી બોકસ ફાઇલ
૪૧	ધોરણ - ૨ પરિણામપત્રકોની ફાઇલ	MAT – 0142	સેમી બોકસ ફાઇલ
૪૨	વાર્ષિક પરીક્ષા તારીજપત્રકોની ફાઇલ	MAT – 0143	સેમી બોકસ ફાઇલ
૪૩	ધોરણ વહેંચણી પત્રક ફાઇલ	MAT – 0144	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૪૪	ઉત્સવ - ઉજવણી અહેવાલ ફાઇલ	MAT – 0145	સેમી બોકસ ફાઇલ
૪૫	જન્મ તારીખનાં દાખલાની ફાઇલ	MAT – 0146	સેમી બોકસ ફાઇલ
૪૬	ઇન્કમટેક્ષનાં કાગળોની ફાઇલ	MAT – 0147	બોકસ ફાઇલ
૪૭	ઇન્કમટેક્ષનાં રિટર્ન કાગળોની ફાઇલ	MAT – 0148	બોકસ ફાઇલ
૪૮	કોરા તથા લીટીવાલા (ફુલસ્કેપ) કાગળોની ફાઇલ	MAT – 0149	પોર્ટફોલિયો
૪૯	એ - ૪ સાઇઝ કાગળોની ફાઇલ	MAT – 0150	પોર્ટફોલિયો
૫૦	સ્વચ્છતા સંકુલ ગ્રાન્ટ વાઉચર ફાઇલ	MAT – 0151	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૫૧	ધોરણ - ૧ હેલ્થકીટ ખરીદી વાઉચર ફાઇલ	MAT – 0152	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૫૨	ફર્સ્ટ - એઇડ બોકસ દવા ખર્ચ વાઉચર ફાઇલ	MAT – 0153	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૫૩	અન્ય શાળામાંથી આવેલ શાળા છોડયા પ્રમાણપત્રોની ફાઇલ	MAT – 0154	સેમી બોકસ ફાઇલ
૫૪	વાર્ષિક પરીક્ષા ફાઇલો ( ધોરણ - ૩ થી ૫)	MAT – 0155	પોર્ટફોલિયો
૫૫	વાર્ષિક પરીક્ષા ફાઇલો ( ધોરણ - ૬	MAT – 0156	પોર્ટફોલિયો
૫૬	ધોરણ - ૧ હેલ્થકીટ ખરીદી વાઉચર ફાઇલ	MAT – 0157	પોર્ટફોલિયો
૫૭	વિશ્લેષણ પત્રક ફાઇલ ધોરણ - ૧	MAT – 0158	પોર્ટફોલિયો
૫૮	વિશ્લેષણ પત્રક ફાઇલ ધોરણ – ૨	MAT – 0159	પોર્ટફોલિયો
૫૯	ટેલીવિઝન કાર્યક્રમ તથા કમ્પ્યુટર કાગળોની ફાઇલ	MAT – 0160	સેમી બોકસ ફાઇલ
૬૦	રાજય પરિપત્ર ફાઇલ	MAT – 0161	સેમી બોકસ ફાઇલ
૬૧	રમત - ગમત સ્પર્ધા ફાઇલ	MAT – 0162	સેમી બોકસ ફાઇલ
૬૨	અન્ય સ્પર્ધા ફાઇલ	MAT – 0163	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૬૩	ઇલેકશન ડયૂટી હુકમોની ફાઇલ	MAT – 0164	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૬૪	વસ્તી ગણતરી - મતદાર ગણતરી (BLO)હુકમોની ફાઇલ	MAT – 0165	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૬૫	અન્ય હુકમોની ફાઇલ	MAT – 0166	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૬૬	લાંબી રજાનાં રિપોર્ટની ફાઇલ (ડો. સર્ટી. આધારિત, પ્રસુતિ.....)	MAT – 0167	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૬૭	પ્રજ્ઞા માઈલસ્ટોન ફાઈલ ધોરણ – ૧	MAT – 0168	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૬૮	પ્રજ્ઞા માઈલસ્ટોન ફાઈલ ધોરણ – ૨	MAT – 0169	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૬૯	પ્રજ્ઞા માઈલસ્ટોન ફાઈલ ધોરણ – ૩	MAT – 0170	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૭૦	પ્રજ્ઞા માઈલસ્ટોન ફાઈલ ધોરણ – ૪	MAT – 0171	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
એસ.એસ.એ. રજીસ્ટર વિભાગ
ક્રમ	રજીસ્ટરનું નામ	રજીસ્ટરનો કોડવર્ડ	રજીસ્ટરની સાઈઝ
૧	વી.ઇ.સી. રોજમેળ	MATS – 01	✓
૨	વી.ઇ.સી. ઠરાવ (મિનિટ) બુક	MATS – 02	✓
૩	વી.ઇ.સી. એજન્ડા બુક	MATS – 03	✓
૪	વી.સી.ડબલ્યુ.સી. રોજમેળ	MATS – 04	✓
૫	વી.સી.ડબલ્યુ.સી. ઠરાવ (મિનિટ) બુક	MATS – 05	✓
૬	વી.સી.ડબલ્યુ.સી. એજન્ડા બુક	MATS – 06	✓
૭	વી.ઇ.સી. ખાતાવહી	MATS – 07	રેડીમેઇડ
૮	વી.સી.ડબલ્યુ.સી. ખાતાવહી	MATS – 08	રેડીમેઇડ
૯	ટી. એલ. એમ. રજીસ્ટર	MATS – 09	✓
૧૦	એસ. એસ. એ. ડેડસ્ટોક રજીસ્ટર	MATS – 10	✓
૧૧	એસ. એસ. એ. શિક્ષક પુસ્તક ઇસ્યુ રજીસ્ટર	MATS – 11	૧૦૦ પેજ
૧૨	એસ. એસ. એ. વિલેજ એજયુકેશન રજીસ્ટર	MATS – 12	✓
૧૩	એમ.ટી.એ, પી.ટી.એ એજન્ડાબુક	MATS – 13	✓
૧૪	એમ.ટી.એ, પી.ટી.એ. પ્રોસીડીંગબુક	MATS – 14	✓
૧૫	એસ.એસ.એ. વીઝીટ બુક	MATS – 15	રેડીમેઇડ
૧૬	વી.સી.ડબલ્યુ.સી. ખાતાવહી	MATS – 16	✓
૧૭	ટી. એલ. એમ. રજીસ્ટર	MATS – 17	૧૦૦ પેજ (નાનું)
૧૮	એસ. એસ. એ. ડેડસ્ટોક રજીસ્ટર	MATS – 18	૧૦૦ પેજ (નાનું)
૧૯	એસ. એસ. એ. શિક્ષક પુસ્તક ઇસ્યુ રજીસ્ટર	MATS – 19	૧૦૦ પેજ
૨૦	એસ. એસ. એ. વિલેજ એજયુકેશન રજીસ્ટર	MATS – 20	૧૦૦ પેજ
૨૧	એસ. એસ. એ. આવક રજીસ્ટર	MATS – 21	✓
૨૨	એસ. એસ. એ. જાવક રજીસ્ટર	MATS – 22	✓
૨૩	એસ. એસ. એ. ટપાલબુક	MATS – 23	૧૦૦ પેજ
૨૪	એસ. એસ. એ. મુદ્દા નોંધ રજીસ્ટર	MATS – 24	૧૦૦ પેજ
૨૫	એસ. એસ. એ. સિકકાબુક રજીસ્ટર	MATS – 25	૧૦૦ પેજ
૨૬	લોકફાળા ( લોકભાગીદારી) રજીસ્ટર	MATS – 26	૧૦૦ પેજ
૨૭	શિક્ષક તાલીમ નોંધ રજીસ્ટર	MATS – 27	૧૫૦ પેજ
૨૮	એસ. એસ. એ. વિદ્યાર્થી પુસ્તક ઇસ્યુ રજીસ્ટર	MATS – 28	૧૫૦ પેજ
૨૯	વી. ઇ. સી. બેંક પાસબુક	MATS – 29	૧૫૦ પેજ
૩૦	વી. સી. ડબલ્યુ. સી. બેંક પાસબુક	MATS – 30	૧૦૦ પેજ
૩૧	એડપ્ટસ પ્રોજેકટ રજીસ્ટર	MATS – 31	રેડીમેઇડ

એસ. એસ. એ. ફાઈલ વિભાગ

ક્રમ	ફાઈલ / રજીસ્ટરનું નામ	ફાઈલનો કોડવર્ડ	ફાઈલની સાઈઝ
૧	એસ. એસ. એ. વી.ઇ.સી. શિક્ષક ગ્રાન્ટ વાઉચર ફાઇલ	MTSS – 1	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૨	એસ. એસ. એ. વી.ઇ.સી. શાળા ગ્રાન્ટ વાઉચર ફાઇલ	MTSS – 2	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૩	એસ. એસ. એ. વી.ઇ.સી. શાળા મરામત ગ્રાન્ટ વાઉચર ફાઇલ	MTSS – 3	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૪	એસ. એસ. એ. વી.સી.ડબલ્યુ.સી. વાઉચર ફાઇલ	MTSS – 4	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૫	વી.ઇ.સી.ગ્રાન્ટ વપરાશ પ્રમાણપત્ર ફાઇલ (પરિ. -૧૦)	MTSS – 5	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૬	એસ. એસ. એ. વી.ઇ.સી. શિક્ષક ગ્રાન્ટ વાઉચર ફાઇલ	MTSS – 6	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૭	એસ. એસ. એ.વી.ઇ.સી. વાઉચર ફાઇલ (પરિશિષ્ટ-૮)	MTSS – 7	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૮	એસ. એસ. એ.વી.ઇ.સી. એકટીવીટી વાઇઝ ખર્ચપત્રક ફાઇલ	MTSS – 8	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૯	એસ. એસ. એ.વી.સી.ડબલ્યુ.સી. વાઉચર ફાઇલ	MTSS – 9	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૧૦	વી.સી.ડબલ્યુ.સી.ગ્રાન્ટ વપરાશ પ્રમાણપત્ર ફાઇલ(પરિશિષ્ટ-૧૦)	MTSS – 10	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૧૧	એસ. એસ. એ. વી.સી.ડબલ્યુ.સી. (પરિશિષ્ટ - ૯)	MTSS – 11	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૧૨	એસ. એસ. એ. વી.સી.ડબલ્યુ.સી. (પરિશિષ્ટ - ૮)	MTSS – 12	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૧૩	એસ.એસ.એ.વી.સી.ડબલ્યુ.સી.એકટીવીટી વાઇઝ ખર્ચપત્રક ફાઇલ	MTSS – 13	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૧૪	પ્રવેશોત્સવ ઉજવણી ફાઇલ	MTSS – 14	સેમી બોકસ ફાઇલ
૧૫	નવો પ્રવેશ મેળવનાર બાળકોની માહિતીની ફાઈલ	MTSS – 15	સેમી બોકસ ફાઇલ
૧૬	તાલીમ અંગેનાં પ્રમાણપત્રોની ફાઇલ	MTSS – 16	સેમી બોકસ ફાઇલ
૧૭	તાલીમ અંગેનાં હુકમોની ફાઇલ	MTSS – 17	સેમી બોકસ ફાઇલ
૧૮	પ્રવાસ / પર્યટન ફાઇલ	MTSS – 18	સેમી બોકસ ફાઇલ
૧૯	શૈક્ષણિક પ્રોજેકટ ફાઇલ	MTSS – 19	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૨૦	ઇકો કલબ ફાઇલ	MTSS - 20	સેમી બોકસ ફાઇલ
૨૧	ચાલો વાંચીએ ખર્ચ વાઉચર ફાઇલ	MTSS – 21	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૨૨	રમતાં - રમતાં ખર્ચ વાઉચર ફાઇલ	MTSS – 22	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૨૩	લોકફાળા ( લોકભાગીદારી) ખર્ચ વાઉચર ફાઇલ	MTSS – 23	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૨૪	પરચૂરણ કાગળોની ફાઇલ	MTSS – 24	સેમી બોકસ ફાઇલ
૨૫	કન્યા કેળવણી - વિદ્યાલક્ષ્મી બોન્ડ ફાઇલ	MTSS – 25	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૨૬	શૈક્ષણિક ક્રિયાત્મક સંશોધન પ્રોજેકટ ફાઈલ	MTSS – 26	સેમી બોકસ ફાઇલ
૨૭	ડી.પી.સી. / બી.આર.સી. પરિપત્ર ફાઇલ	MTSS – 27	સેમી બોકસ ફાઇલ
૨૮	ગ્રાન્ટ વપરાશ પ્રમાણપત્ર (UTC) ફાઇલ	MTSS – 28	સેમી બોકસ ફાઇલ
૨૯	એસ.એલ.એફ. પત્રક ફાઇલ	MTSS – 29	સેમી બોકસ ફાઇલ
૩૦	પ્રવાસ વાલી સંમતિ ફાઇલ	MTSS – 30	સેમી બોકસ ફાઇલ
૩૧	રમતાં રમતાં પ્રોજેકટ ફાઇલ	MTSS – 31	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૩૨	વાંચે ગુજરાત અભિયાન પ્રોજેકટ ફાઇલ	MTSS – 32	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૩૩	એડપ્ટસ પ્રોજેક્ટ ફાઈલ	MTSS – 33	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૩૪	ગણિત - વિજ્ઞાન મંડળ ફાઇલ	MTSS – 34	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૩૫	ઇકો કલબ ખર્ચ વાઉચર ફાઇલ	MTSS – 35	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૩૬	ગણિત - વિજ્ઞાન મંડળ ખર્ચ વાઉચર ફાઇલ	MTSS – 36	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૩૭	એડપ્ટસ ખર્ચ વાઉચર  ફાઇલ	MTSS – 37	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૩૮	મીના કેબિનેટ અને મીનામંચ ફાઇલ	MTSS – 38	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૩૯	કમ્પ્યુટર વિષયક કાગળોની ફાઇલ	MTSS – 39	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૪૦	પ્રજ્ઞા પ્રોજેકટ ફાઇલ	MTSS – 40	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૪૧	કીચન ગાર્ડન ફાઇલ	MTSS – 41	સેમી બોકસ ફાઇલ
૪૨	એસ. આર. જી. હુકમો તથા પ્રમાણપત્રોની ફાઇલ	MTSS – 42	સેમી બોકસ ફાઇલ
૪૩	એસ. આર. જી. હુકમો તથા પ્રમાણપત્રોની ફાઇલ	MTSS – 43	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૪૪	વિકલાંગ બાળકોની માહિતીની ફાઇલ	MTSS – 44	પોર્ટફોલિયો
૪૫	ગુણોત્સવને લગતી માહિતીની ફાઇલ	MTSS - 45	સ્પ્રિંગ ફાઇલ
૪૬	ઇન્સપાયર એવોર્ડ ફાઇલ	MTSS - 46	સેમી બોકસ ફાઇલ
૪૭	ડાયસફોર્મ (જિલ્લા શૈક્ષણિક માહિતી પત્રક) ૩૦ મી સપ્ટે.નીફાઇલ	MTSS - 47	સેમી બોકસ ફાઇલ

નોંધ :  ✓ ની નિશાની વાળા રજીસ્ટરો વહીવટી તંત્ર તરફથી આપવામાં આવતાં રજીસ્ટરો સમજવા.

નવતર પ્રવૃત્તિનાં અમલીકરણનું મૂલ્યાંકન આપે કેવી રીતે કર્યું ?

શાળા દફતરનું નવીનીકરણ એ એક શાળા વ્યવસ્થાપન સાથે જોડાયેલી અનિવાર્ય બાબત છે. શાળાનાં સુચારુ સંચાલન માટે આચાર્યની નિપૂર્ણતા જેટલી જ આવશ્યકતા અદ્યતન દફતરની પણ છે. વહીવટી બાબતની ચોકસાઈ અને શાળાનાં બાળકોનાં ભવિષ્ય માટે પણ શાળા દફતર   ખુબજ ઉપયોગી અને આવશ્યક મુદ્દો છે. આ આખી વ્યવસ્થા ગોઠવાયા પછી દાતાશ્રીનાં હસ્તે તેનું ઉદઘાટન કરાવી તેઓ પ્રત્યે ઋણ અદા કરવા પ્રયત્ન કર્યો. શાળાનાં શિક્ષકો, મુલાકતીઓ આ નવી અને એકદમ સુઘડ અને સ્માર્ટ લાગતી વ્યવસ્થાથી પ્રભાવિત થયાં. છ એક મહિના પછી મારી શાળામાં ગૃપકક્ષા અને તાલુકા [સી.આર.સી.] ક્ક્ષાનુ ગણિત – વિજ્ઞાન પ્રદર્શન યોજાયું. આ પ્રસંગ દરમ્યાન ઉપસ્થિત અધિકારીઓ, મહાનુભાવો, દાતાઓ, ઉદ્યોગપતિઓએ બીજા ધ્યાનાકર્ષક પાસાઓની સાથે શાળા દફતરની નોંધ લીધી. મારી શાળા ઝડપથી શાળા દફતર બાબતે લોકજીભે ચડવા લાગી.  પ્રદર્શનમાં ભાગ લેવા અને પ્રદર્શન જોવા  મોટા  પ્રમાણમાં સમગ્ર તાલુકામાંથી આચાર્યો, શિક્ષકો અને બાળકો શાળામાં આવ્યાં હતાં. બધાએ આ નવતર શાળા દફતરનાં  નવીનીકરણ પ્રોજેક્ટમાં રસ લીધો. કેટલાંક આચાર્યો અને જિજ્ઞાસુ શિક્ષકો એ પ્રદર્શન બાદ  શાળાની મુલાકાત લઈ આ પ્રોજેક્ટને સમજવા તત્પરતા દાખવી. ભૂતકાળમાં આચાર્ય નવસંસ્કરણ તાલીમનાં એમ. ટી. [માસ્ટર્સ ટ્રેનર્સ] તરીકે  મારા તાલુકામાં મેં બે વાર આચાર્યોને આપેલ તાલીમમાં શાળા દફતર વિષે ખૂબજ વિસ્તૃત અને ઊંડાણપૂર્વક ચર્ચા કરી હતી. આ તાલીમમાં આ નવતર પ્રયોગનું મોડલ રજુ કર્યું હતું. જેના ખૂબજ સારા ફીડબેક મળ્યાં હતાં. તાલુકામાં  અને તાલુકા બહારની શાળાઓએ આ પ્રોજેક્ટ અપનાવ્યો હતો. પ્રોજેક્ટ  અપનાવ્યાનાં સમાચાર જાણું છું ત્યારે કઈક કર્યાનો અને કઈક વહેંચ્યાનો આનંદ જરૂર થાય છે.   

આપે કરેલા પ્રયત્નોનાં આધારે આપે કેવા પરિણામો પ્રાપ્ત કર્યા ?

        શાળા દફતર શાળાની આગવી પ્રતિભા ઊભી કરે છે. આચાર્ય, શિક્ષકો સહિત સમગ્ર શાળાની એક અનોખી છાપ જોનારનાં માનસ પર અંકિત થતી અનુભવી. શાળામાં એક  ચોક્કસ પ્રકારની વ્યવસ્થાની આભા સમગ્ર સ્ટાફમાં પેદા થતી અનુભવી  છે. શિક્ષકો પોતાનાં વર્ગખંડોમાં પણ વ્યવસ્થિતતા માટે પ્રેરાયા. આચાર્ય  તરીકે મેં તનાવમુક્ત પરિસ્થિતિનો વાસ્તવિક અનુભવ કર્યો.  સમયનો આબાદ રીતે બચાવ થાય છે. ઓછા સમયમાં પણ સચોટ માહિતીની આપ – લે થાય છે. દફતરનું આયુષ્ય આપોઆપ વધે છે. આચાર્યની અનુપસ્થિતિમાં ઉપાચાર્ય સરળતાથી વહીવટ કરી શકે છે.  શાળાનાં કોઇપણ શિક્ષક  સરળતાથી પોતાને જરૂરી ફાઈલ મેળવી ઉપયોગ કરી શકે છે. ઉપલાં ધોરણોના બાળકોનાં અનુભવ ખાતર પ્રયોગાત્મક રીતે તેમની મદદ લેવાથી તેઓમાં ચોકસાઈ, સ્વચ્છતા – સુઘડતા જેવા ગુણોનો વિકાસ થયો. આ નવતર પ્રયોગ સાચા અર્થમાં મારા માટે “ મારું દર્પણ મારું પ્રતિબિંબ ” સાબિત થયો. કેમકે પોતાનાં કામે શાળાનાં કાર્યાલયમાં આવેલા નાનામાં નાનાં વાલીઓ તરફથી પણ મને ઘણીવાર ખુલ્લા કબાટને જોયા પછી તેમના મૌલિક પ્રતિભાવો એક કરતાં વધુ વખત મળ્યા છે.

આપે હાથ ધરેલ નવતર પ્રવૃત્તિની વર્તમાનમાં શું સ્થિતિ છે ?  -

આ નવતર પ્રયોગનો જન્મ જે શાળામાં થયો તે શાળા પછીની હાલની મારી આ ત્રીજી શાળા છે કે જેમાં હું આ પ્રયોગ લાગુ પાડી શક્યો છું. ભૂતપૂર્વ શાળાઓએ તે નિભાવેલ હોવાની માહિતી મળે છે. આ ઉપરાંત આ તાલુકાની અને બીજા તાલુકાની એક કરતાં વધુ શાળાઓએ આ મોડેલ અજમાવી અમલમાં પણ મૂક્યું છે. 

 આ પ્રયોગ તા. ૨૪ / ૦૭ / ૨૦૧૩ ને બુધવારનાં રોજ ઓનલાઇન સબમીટ કર્યો .

શાળા દફતર પ્રવૃત્તિને લગતા ફોટા અપલોડ કરી મોકલ્યા છે